AVM Yönetimi

AVM Yönetimi Nedir?

AVM yönetimi, bir alışveriş merkezinin ortak alanlarının işletilmesi, teknik bakımı, güvenliği, temizliği ve ortak giderlerinin perakende işletmelere paylaştırılması işidir. Mağaza kiralama ve pazarlama kararları çoğu zaman malik ya da yatırımcı tarafında kalır. AVM yönetimi ise binanın her gün açık, temiz ve güvenli işlemesinden sorumludur.

Lila Yönetim olarak İstanbul'da alışveriş merkezlerine ortak alan işletmesi odaklı yönetim hizmeti sunuyoruz. 2017'den bu yana site ve apartman yönetiminde kurduğumuz bakım, temizlik ve raporlama düzenini, AVM'nin yoğun ziyaretçi temposuna uyarlıyoruz.

AVM Yönetiminin Yasal Çerçevesi

Türkiye'de alışveriş merkezleri, Alışveriş Merkezleri Hakkında Yönetmelik'e tabidir. Yönetmelik, AVM'deki mağazaları perakende işletme olarak adlandırır ve ortak giderlerin bu işletmelere nasıl paylaştırılacağını düzenler. Gider paylaşımı 2022'de, raporlama ve denetim takvimi 2025'te yeniden düzenlendi.

Yönetmeliğin ortak gidere ilişkin başlıca kuralları

• Ortak giderler, her perakende işletmenin satış alanının AVM'nin toplam satış alanına oranı ölçüsünde paylaştırılır.
• Katılım payı yazılı olarak istenir; talepte gider türleri ve tutarları ayrı ayrı gösterilir.
• Reklam, pazarlama ve danışmanlık gibi ortak gider niteliği taşımayan ya da belgelendirilmemiş giderler için perakende işletmelerden bedel alınamaz.
• Önceki yılın ortak gelir ve gider raporu nisan sonuna kadar perakende işletmelere gönderilir; mayıs sonuna kadar Ticaret Bakanlığının kayıtlı elektronik posta adresine de iletilir.
• Raporun dayandığı belgeler ve hizmet sözleşmeleri, talep eden perakende işletmeye on beş gün içinde verilir.
• Katılım payı tahsil edilen AVM'lerde hesaplar, Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumunca yetkilendirilen bağımsız denetim kuruluşunca denetlenir. Denetim raporu temmuz sonuna kadar perakende işletmelere, ağustos sonuna kadar Bakanlığa gönderilir; denetim gideri perakende işletmelerden alınamaz.
• Kiraya verilmemiş iş yerlerinin ortak gider payını, iş yerinin maliki karşılar.

Yönetmelik son yıllarda birkaç kez değişti. Uygulamaya başlamadan önce güncel metni kontrol ediyor, raporlama takvimini buna göre kuruyoruz.

AVM Yönetimi Hizmetimizin Kapsamı

Ortak alan işletmesi

Koridorlar, atriumlar, otopark, tuvaletler, yemek alanı ve giriş çıkışların günlük işleyişini planlıyoruz. Açılış öncesi kontrol ve kapanış sonrası tur listeleriyle ortak alanı her gün aynı standarda getiriyoruz.

Teknik bakım

İklimlendirme, yürüyen merdiven, asansör, jeneratör, aydınlatma ve yangın sistemleri için önleyici bakım takvimi kuruyoruz. Bakımları mümkün olduğunca ziyaretçi saatleri dışına planlıyoruz. Her arızayı kayda alıp kapanışını belgeliyoruz.

Güvenlik

Giriş kontrolü, kamera izleme, acil durum ve tahliye planlarını AVM'nin yapısına göre hazırlıyoruz. Özel güvenlik hizmetini 5188 sayılı Kanun kapsamında yetkili firmalarla koordine ediyoruz. Kamera kayıtlarının saklanmasını 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na uygun kurguluyoruz.

Temizlik ve hijyen

Ziyaretçi yoğunluğuna göre vardiyalı bir temizlik planı hazırlıyoruz. Tuvalet ve yemek alanı gibi sık kullanılan noktaları kontrol listesiyle izliyoruz. Profesyonel temizlik alt hizmetimizle ekip ve malzeme planını tek elden yürütüyoruz.

Gider paylaşımı ve raporlama

Ortak gider bütçesini yönetmelikteki satış alanı esasına göre hazırlıyoruz. Perakende işletmelere gönderilen her talebin hangi gider kalemine dayandığını belgeyle gösteriyoruz. Yıllık ortak gelir ve gider raporunu ve denetime gidecek dosyayı yıl boyunca düzenli tutuyoruz.

Perakende İşletmelerle İlişkide Şeffaflık

AVM'lerde ortak gider tartışmaları, perakende işletmelerle yönetim arasında sık görülen anlaşmazlık konularındandır. Bu nedenle her kalemi belgeye bağlamayı yönetimin temeli sayıyoruz. Sorulara fatura ve sözleşmeyle cevap verebilen yönetim, gerginliği baştan azaltır.

Site yönetiminde uyguladığımız aylık gelir-gider raporunu AVM'ye de aynı mantıkla uyarlıyoruz. Rakamın arkasındaki belgeyi göstermek, güveni kalıcı kılar.

Acil Durum ve İş Sürekliliği

Bir AVM'de elektrik kesintisi, su baskını ya da yangın alarmı çok sayıda ziyaretçiyi ve mağazayı aynı anda etkiler. Bu yüzden acil durum planını kâğıt üzerinde bırakmıyoruz. Kimin neyi yapacağını gösteren görev listeleri hazırlıyor, mağaza çalışanlarının da katıldığı tatbikatları takvime bağlıyoruz.

• Jeneratör ve kesintisiz güç kaynağının düzenli yük testleri
• Yangın algılama ve söndürme sistemlerinin periyodik bakımı
• Tahliye yolları ve acil çıkışların günlük kontrolü
• Olay sonrası kayıt tutulması ve perakende işletmelerin bilgilendirilmesi