Profesyonel Site Yönetimi

Profesyonel Site Yönetimi Nedir?

Profesyonel site yönetimi, bir sitenin idari, mali ve teknik işlerinin uzman bir firmaya devredilmesidir. Bu işler birden fazla bloğu, ortak alanları ve sosyal tesisleri kapsar. Yönetim firması aidatı toplar, bütçeyi yürütür, personeli ve hizmet sağlayıcıları yönetir; yaptığı her işin hesabını kurula verir.

Lila Yönetim olarak 2017'den bu yana İstanbul'da site ve apartman yönetimi yapıyoruz. Bugün site yönetimini mülk yönetimi, kiralama aracılığı ve kentsel dönüşüm takibiyle aynı çatı altında sunuyoruz. Böylece bir sitedeki bakım, kiralama ve dönüşüm kararları tek bir kayıt düzeninde izlenebiliyor.

Site Yönetiminin Yasal Çerçevesi

Kat mülkiyeti ya da kat irtifakı kurulmuş siteler, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'na tabidir. Birden fazla bloktan oluşan sitelerin çoğu, kanunun toplu yapı hükümlerine (madde 66 ve devamı) göre yönetilir. Kimin hangi kararı alacağını ve giderlerin nasıl paylaşılacağını tapuya kayıtlı yönetim planı belirler.

Profesyonel yönetici bu çerçevenin içinde çalışır. Kurullar yöneticiyi atar, işletme projesini onaylar ve yönetimi denetler. Biz kurulların aldığı kararları uygular, her adımı belgeyle kayda geçiririz.

Toplu Yapılarda Yönetim Katmanları

Toplu yapı hükümlerine tabi bir sitede yönetim tek kademeli değildir. Kat Mülkiyeti Kanunu, yönetim planında başka türlü düzenlenmedikçe şu katmanları öngörür:

• Blok kat malikleri kurulu: Her blok, yalnız o bloğa ait ortak yerler ve sorunlar için kendi kurulunca yönetilir.
• Toplu yapı temsilciler kurulu: Blok yöneticileri ve temsilcilerden oluşur; üyeler temsil ettikleri bağımsız bölüm sayısı kadar oy kullanır.
• Toplu yapı yöneticisi: Sitenin bütün ortak yapı, yer ve tesisleri için temsilciler kurulunca atanır.
• Yönetim planı: Bütün siteyi kapsayan tek bir plandır; 7579 sayılı Kanunla (RG 22.05.2026) planın değiştirilmesi için toplu yapı temsilciler kurulu üyelerinin temsil ettikleri bağımsız bölümlerin üçte ikisinin oyu yeterli hale geldi (KMK m.70). Tek binalarda beşte dört kuralı (m.28) sürüyor.

Toplu yapılarda kurulların en geç iki yılda bir toplanması gerekir. Hangi konunun blok kurulunda, hangisinin temsilciler kurulunda karara bağlanacağını yönetim planına göre ayırıyor, gündemleri buna göre hazırlıyoruz.

Site Yönetimi Hizmetimizin Kapsamı

Bir sitenin yönetimini devraldığımızda işleri dört ana başlıkta topluyoruz. Her başlığın sorumlusu ve raporlama düzeni ilk aydan bellidir.

Mali yönetim ve aidat takibi

Yıllık işletme projesini hazırlıyor ve kurulun onayına sunuyoruz. Aidat tahsilatını bağımsız bölüm bazında izliyor, gecikmeleri yazılı hatırlatmayla takip ediyoruz. Her ay gelir-gider tablosunu ve banka hareketlerini kat maliklerine raporluyoruz.

Aidat artışının yasal çerçevesini ve genel kurul karar örneğini aidat artış oranı ve karar örneği rehberimizde bulabilirsiniz.

Teknik işletme ve bakım

Asansör, hidrofor, jeneratör, yangın algılama ve ısıtma sistemleri için yıllık bakım takvimi kuruyoruz. Asansörlerin periyodik kontrol tarihlerini de aynı takvimde izliyoruz. Arızayı kayda alıyor, ustayı yönlendiriyor, işin kapanışını fotoğrafla belgeliyoruz.

Personel, temizlik ve güvenlik

Görevli, temizlik ve peyzaj ekiplerinin iş planını biz hazırlıyor, uygulamayı düzenli denetimle izliyoruz. Site girişleri, ziyaretçi kabulü ve kamera kayıtları için 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na uygun yazılı kurallar belirliyoruz. Özel güvenlik gereken sitelerde 5188 sayılı Kanun kapsamında yetkili firmalarla koordinasyonu üstleniyoruz.

Sabit kapıcıya alternatif olarak, belirlenen günlerde gelen bir ekiple yürütülen mobil kapıcı (online kapıcı) hizmetini de küçük sitelerde değerlendirebilirsiniz.

Sakin iletişimi ve kurul toplantıları

Sakinlerin taleplerini tek bir kanaldan topluyor, her talebi kayıt numarasıyla sonuçlandırıyoruz. Kurul toplantılarının çağrısını, gündemini ve karar defterini kanuna uygun hazırlıyoruz. Böylece alınan her karar, yıllar sonra bile izlenebilir kalıyor.

Toplu Konut Yönetiminde Hizmet Verdiğimiz Yapı Tipleri

Site yönetimi, toplu konut yönetimi hizmet grubumuzun giriş kapısıdır. Aynı yönetim disiplinini farklı yapı tiplerine, her birinin kendine özgü ihtiyacına göre uyarlıyoruz:

• Apartman yönetimi: Tek binada aidat, temizlik ve teknik bakımın düzenli ve şeffaf yürütülmesi.
• Bina yönetimi: Konut binalarında ve karma kullanımlı binalarda ortak alan, teknik sistem ve gider yönetimi.
• Plaza yönetimi: Ofis plazalarında ve iş merkezlerinde teknik işletme, giriş güvenliği ve malik ile kiracı arasındaki dengenin korunması.
• AVM yönetimi: Alışveriş merkezlerinde ortak alan işletmesi ve yönetmeliğe uygun, belgeli gider paylaşımı.
• Villa ve lüks konut yönetimi: Peyzaj, havuz, güvenlik ve mahremiyet odaklı, sessiz bir yönetim düzeni.

Her yapı tipinin ayrıntılarını kendi sayfasında anlatıyoruz. Hangi modelin size uyduğundan emin değilseniz, teklif formunda yapı tipinizi seçmeniz yeterli; doğru kapsamı birlikte belirleriz.

Profesyonel Yönetime Geçiş Nasıl İlerler?

Yönetim devri, doğru planlandığında sakinlerin günlük yaşamına yansımadan tamamlanmasını hedefliyoruz. Biz geçişi beş adımda yürütüyoruz:

• Keşif: Siteyi, ortak alanları ve teknik sistemleri yerinde inceliyoruz.
• Teklif: Hizmet kapsamını ve yönetim bedelini yazılı olarak sunuyoruz.
• Karar: Yetkili kurul yönetici atamasını karara bağlıyor.
• Devir: Önceki yönetimden hesapları, sözleşmeleri, karar defterini ve teknik belgeleri tutanakla teslim alıyoruz.
• İlk rapor: Devir tespitlerini ve öncelikli işleri içeren raporu kurula sunuyoruz.

Devraldığımız yönetimlerde ilk haftaların en çok emek isteyen işi, dağınık devir belgelerini tamamlamak oluyor. Bu yüzden devir tutanağını ayrıntılı hazırlıyor, eksikleri ilk raporda açıkça yazıyoruz.